Trabajar en la nube

Todo el mundo utiliza términos como “trabajar en la nube”, “súbelo a la nube” o “descárgalo de la nube”, pero ¿en qué nos ayuda trabajar de esta manera actualmente? En primer lugar definamos lo que es “la nube”. El concepto de la nube se basa en servicios que se brindan a través de Internet.

Se puede decir que es un nuevo modelo de uso de los ordenadores y dispositivos móviles. Ya que todo lo que normalmente tendrías en tu ordenador, programas o archivos, pasa a estar en servidores a los que puedes acceder mediante Internet. A diario utilizamos servicios que están en la nube, como el correo electrónico, las redes sociales, etc. La nube nos ayuda a comunicarnos, a compartir, organizar, almacenar y encontrar tu información con gran rapidez. Trabajar en la nube nos aporta un punto de productividad del que hace unos años no disponíamos.

¿Qué ventajas tiene trabajar en la nube?

· Facilita la comunicación entre las personas de tu equipo, colaboradores, clientes, proveedores.

· Flexibilidad y sincronización, para trabajar en múltiples dispositivos y lugares, todos con la misma información.

· Incrementa la productividad.

· Existen infinidad de aplicaciones que se puedan ajustar a nuestras diferentes necesidades, tanto de pago como gratuitas.

¿Tiene desventajas trabajar en la nube?

· La seguridad y privacidad. Tus archivos o muchos de ellos pasan de estar en tu ordenador a almacenarse en servidores externos. Implica que debes trabajar con proveedores en los que realmente confíes.

· La utilización de contraseñas seguras para la protección de la información es indispensable.

· La conexión a Internet es imprescindible, sin Internet no hay nube.

· Las leyes de protección de datos. La cobertura legal puede ser un problema, puesto que los servidores de este tipo de servicios pueden estar en cualquier parte del mundo. Es posible que las leyes a aplicar no sean las leyes de España.

¿Qué opciones tengo si me decido a trabajar en la nube?

· Google Drive, es el servicio de Google para trabajar en la nube.

· Onedrive es el homólogo de Microsoft.

· Dropbox

· Icloud

· Box

Google Drive.

Drive te ofrece 15Gb de almacenamiento de Google gratis para empezar. Guarda fotos, documentos, diseños, dibujos, grabaciones, vídeos o lo que tú quieras. Podrás acceder a esos archivos desde cualquier Smartphone, Tablet u ordenador. Así, vayas donde vayas, llevarás tus archivos contigo. Podrás invitar fácilmente a otros usuarios a ver los archivos que tú quieras, además de descargarlos y así poder trabajar con ellos, sin necesidad de enviarlos por correo electrónico. Si hay un elemento que hace especialmente atractivo a Google Drive es Google Photos, ya que lo convierte en el lugar de almacenamiento ideal para las fotografías.

Dropbox.

Es el precursor de este tipo de servicios en la nube y ofrece la interfaz más cuidada de todas las soluciones estudiadas además de destacar por la rapidez con la que se suben y se descargan archivos a la red. La versión gratuita de esta herramienta tiene una capacidad básica de 2 GB (la menor entre las opciones estudiadas), pero esta capacidad crece de manera notable gracias a diversas expansiones de espacio, como por ejemplo a la hora de recomendar el servicio a otro usuario o al utilizar esta plataforma para subir fotos desde el móvil de manera automática (se pueden conseguir hasta 16 GB adicionales por recomendar Dropbox). Otra ventaja de este sistema de almacenamiento es que no existe límite para el tamaño de archivo que queramos subir a la red. Eso sí, contratar espacio de almacenamiento extra puede resultar más caro que otras opciones.

Una de las prestaciones singulares de Dropbox es que guarda un histórico de los últimos movimientos que se han efectuado, de forma que si alguien comete algún error o borra un archivo compartido, es posible recuperarlo en un plazo máximo de 30 días.

iCloud.

Apple también cuenta con una plataforma de almacenamiento en la nube propia. Se trata de iCloud, que ofrece un gran potencial para los clientes de Mac e iOS. En iCloud se pueden almacenar los contenidos de los dispositivos e incluso realizar copias de seguridad de los equipos.

Recientemente Apple ha mejorado aún más iCloud anunciando iCloud Drive. Se trata de una plataforma pensada para editar y compartir documentos. La idea es que los documentos se almacenen en la nube para poder acceder a ellos desde los distintos equipos. iCloud Drive será compatible con iOS, Mac y ordenadores Windows, por lo que puede ser una opción interesante.

En cuanto a la oferta de iCloud, Apple ofrece 5 GB de capacidad sin coste a sus clientes. Aquellos que quieran ampliar su espacio, pueden contratar 50 GB por 0,99 euros, 200 GB por 2,99 euros y 1 Tb por 9,99 euros al mes.

Box.

En la línea del servicio anterior está Box, otra plataforma independiente con una buena oferta de servicios de almacenamiento en la nuble. En este caso Box destaca por grandes opciones para compartir los contenidos almacenados y trabajar de forma conjunta.

Box también cuenta con opciones multiplataforma que hacen que sea fácil acceder al servicio desde prácticamente cualquier equipo conectado. En concreto, los usuarios con Mac Windows, Android, iOS, Windows Phone o BlackBerry pueden disfrutar de esta plataforma.

La oferta de Box destaca por ser bastante variada. Para usuarios individuales, se puede acceder a Box de forma gratuita con 10 GB de capacidad de almacenamiento. Esa capacidad puede aumentarse hasta los 100 GB por 8 euros al mes. Box también ofrece planes específicos para grupos y empresas, que van desde los 4 euros al mes por 100 GB hasta 30 euros por usuario al mes sin límite de capacidad.

Onedrive.

Antes llamado Skydrive, es la nube de Microsoft. Viene junto a Windows 8 y 10 y tiene su propia aplicación independiente. Con OneDrive es posible cargar archivos o carpetas de hasta 10 GB de tamaño y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar, incluyendo las consolas Xbox 360 o Xbox One. En cuanto al aspecto fotográfico, OneDrive organiza las capturas automáticamente en galerías según ubicación y momento en que se tomaron e incluso permite compartirlas directamente en Facebook.

¿Está segura nuestra información en la nube?

Llegamos posiblemente a uno de los puntos más delicados de las características de estos servicios de almacenamiento de información: el de la seguridad.

Lamentablemente ninguno de los cinco tipos de servicios de almacenamiento en la nube que estamos analizando la pueden garantizar, si alguien consigue entrar en tu cuenta de almacenamiento podrá acceder a todos los archivos que allí haya alojados.

Por ejemplo en Septiembre de 2016 Dropbox se vió afectado por el robo masivo de contraseñas. Según la compañía cualquier usuario que tuviera una cuenta en Dropbox creada antes del 2012 y no haya modificado su contraseña de acceso desde esa fecha podría haberse visto afectado. Yo mismo fuí uno de ellos.

Averiguar si te han robado la contraseña de alguna de tus cuentas está a un sólo clic. Tan sólo tienes que introducir tu dirección de email o tu nombre de usuario en la página web “Have I been Pwned?” -cuyo nombre deriva del inglés “owned” y que en la jerga de juegos de Internet quiere decir “fui derrotado”.

Seguro que también os acordáis del caso Megaupload, aquel servicio de almacenamiento en la nube conocido por albergar datos legítimos y piratería (la proporción depende de a quién le preguntes). EEUU cerró el servicio por la fuerza, y con el cierre miles de clientes se quedaron sin poder acceder a sus propios datos almacenados en la nube, fueran legítimos o piratería.

Quizás la única precaución que deberíamos tomar si deseamos utilizar la nube para guardar documentos es asegurarnos que el servicio guarda los datos cifrados o en todo caso, subirlos nosotros cifrados a la nube. Por ejemplo, Boxcryptor. Boxcryptor es un software de cifrado (encriptación) optimizado para la nube muy fácil de usar. Boxcryptor permite el uso seguro de los servicios de almacenamiento en la nube sin sacrificar en comodidad. Boxcryptor soporta todos los principales proveedores de almacenamiento en la nube (como Dropbox, Google Drive, Microsoft SkyDrive). Con Boxcryptor tus archivos van ya protegidos antes de subirlos a la nube y tú puedes disfrutar de la tranquilidad de saber que tu información no caerá en las manos equivocadas.

Por último hay que tener en cuenta algunas cuestiones relativas a la protección de datos, si almacenamos datos personales. El servicio que contratemos tenemos que asegurarnos que cumple con todas las exigencias que marca la LOPD. Es importante saber dónde se almacena la información, su ubicación física para saber cuál es la legislación que afecta en caso de cualquier inconveniente.

En definitiva, la elección es personal. Lo que puede suponer mayor comodidad en el trabajo diario ya que tenemos la información accesible desde múltiples dispositivos y ubicaciones puede no ser tan seguro como tener la información alojada localmente.

Lo que habría dado Bárcenas por disponer de este tipo de servicios.