Qué debe pagar la empresa y los derechos y deberes de los empleados: así es la nueva Ley de Teletrabajo

Las empresas y los trabajadores deberán adaptarse en breve a la nueva Ley de Teletrabajo, que el Gobierno ha aprobado este martes después de que el Ministerio de Trabajo lograra ayer por la tarde un preacuerdo con los empresarios y sindicatos. La nueva legislación ha visto la luz en forma de real decreto-ley tras el aval interno de las organizaciones patronales y sindicales al pacto negociado con Trabajo. La ministra Yolanda Díaz ha agradecido el esfuerzo por llegar a un acuerdo de los agentes sociales y ha destacado que esta ha sido “la negociación más dura” y “difícil” que ha afrontado su gabinete. La responsable de Trabajo ha insistido en que la regulación supone un “auténtico proceso de modernización” en la legislación española, que supondrá un “cambio de paradigma en las relaciones laborales”.

A continuación se detallan las claves más destacadas de la ley, que deberán cumplir empresas y trabajadores que se acojan al teletrabajo a partir de la entrada en vigor de la norma.

¿A quiénes afecta la ley?

Tiene efectos sobre las relaciones de trabajo “que se desarrollen a distancia con carácter regular”. ¿Qué se entiende por “regular”? El trabajo a distancia que se preste, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del 30% de la jornada, “o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo”.

Limitaciones en el trabajo a distancia

En los contratos de trabajo celebrados con menores de edad y en los contratos en prácticas y para la formación y el aprendizaje, se debe garantizar un mínimo del 50% de trabajo presencial. 

¿Desde cuándo se aplica la ley?

La norma entra en vigor a “los 20 días” de la publicación del real decreto ley en el Boletín Oficial del Estado. La norma establece no obstante unos plazos transitorios para que las empresas que ya estuvieran aplicando el teletrabajo se adapten a las nuevas exigencias, como un plazo máximo de tres meses para formalizar el acuerdo escrito de teletrabajo entre la empresa y el teletrabajador con las condiciones de trabajo a distancia de manera individual que se exigen a partir de ahora.

Para las situaciones en las que las empresas apliquen teletrabajo en virtud de un acuerdo o convenio colectivo, no individual, hay dos situaciones: si estos acuerdos tenían una fecha de término, siguen vigentes hasta que se concluya este periodo. Si no tenían una fecha final de aplicación, las empresas tienen un máximo de un año para adecuarse a la nueva ley, que puede ampliarse incluso a tres años si existe un acuerdo entre las empresas y la representación de los trabajadores.

Qué pasa con el teletrabajo fruto de la COVID

Hasta dónde se aplica la nueva legislación de teletrabajo en esta crisis sanitaria es muy importante, ya que ahora muchas empresas han implantado el teletrabajo con rapidez y de manera improvisada a sus plantillas. Este punto era uno de los principales escollos en la negociación con la patronal y centró la mayor parte de la negociación de este lunes, de más de ocho horas. Al final, se exceptúa el cumplimiento de la nueva legislación al completo (por ejemplo, las empresas no tendrá que fijar por escrito las condiciones de teletrabajo y el derecho al trabajo flexible). Básicamente, se ha logrado precisar que las empresas en esta situación deben proveer de los medios a sus teletrabajadores y se ha dejado la compensación de los gastos, “en su caso”, a la negociación colectiva entre patronales y sindicatos.

La norma en concreto establece que “al trabajo a distancia implantado excepcionalmente en aplicación del artículo 5 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, o como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la COVID-19, y mientras estas se mantengan, le seguirá resultando de aplicación la normativa laboral ordinaria”. En todo caso, precisa la ley, “las empresas estarán obligadas a dotar de los medios, equipos, herramientas y consumibles que exige el desarrollo del trabajo a distancia, así como al mantenimiento que resulte necesario”.

Los mismos derechos que en la oficina

Se recoge una de las premisas clave de la norma: los trabajadores a distancia “tendrán los mismos derechos” que si prestasen servicios en el centro de trabajo de la empresa, salvo aquellos inherentes al trabajo presencial, “y no podrán sufrir perjuicio en ninguna de sus condiciones laborales, incluyendo retribución, estabilidad en el empleo, tiempo de trabajo, formación y promoción profesional”.

El decreto menciona expresamente varios de estos derechos, como a recibir los complementos salariales “vinculados a las condiciones personales, los resultados de la empresa o las características del puesto de trabajo”, la obligación de la empresa a proteger a los trabajadores de cualquier discriminación, como por razón de sexo, de evitar el acoso y la garantía de los mismos derechos “en materia de conciliación y corresponsabilidad”. También los derechos colectivos de representación, para los que “la empresa deberá suministrar a la representación legal de las personas trabajadoras los elementos precisos para el desarrollo de su actividad representativa”.

Atención especial a las víctimas de violencia de género

La ley establece que, en la elaboración de medidas para la protección de las víctimas de violencia de género, “deberán tenerse especialmente en cuenta, dentro de la capacidad de actuación empresarial en este ámbito, las posibles consecuencias y particularidades de esta forma de prestación de servicios en aras a la protección y garantía de derechos sociolaborales de estas personas”.

Es voluntario y debe ser pactado

El trabajador no puede reclamar un derecho a teletrabajar, pero la empresa tampoco puede imponer el trabajo a distancia si el empleado no quiere. “El trabajo a distancia será voluntario para la persona trabajadora y para la empleadora y requerirá la firma del acuerdo de trabajo a distancia”. 

La ley precisa que negarse a trabajar a distancia, pedir que se revierta el teletrabajo y las dificultades para adaptarse a esta prestación de servicios “no serán causas justificativas” de despido ni de la modificación sustancial de las condiciones de trabajo.

Pendientes las condiciones de reversión

El mecanimos para la reversibilidad del teletrabajo, es decir, para eliminarlo una vez que se implementó –ya sea por voluntad de la empresa o del empleado– no se detalla en la norma y se deja a la negociación colectiva entre sindicatos y patronal o al procedimiento que se establezca en el acuerdo escrito de trabajo a distancia. 

Obligación de un acuerdo escrito

El acuerdo de trabajo a distancia deberá realizarse por escrito y tendrá que formalizarse antes de que se inicie el trabajo a distancia. La empresa deberá entregar a la representación legal de los trabajadores (si existe) “una copia de todos los acuerdos de trabajo a distancia que se realicen” en la compañía, con respeto a la protección de datos, y también deberá enviarse a la oficina pública de empleo.

Condiciones que debe contener el escrito

La legislación establece un “contenido mínimo obligatorio del acuerdo de trabajo a distancia”, sin perjuicio de que se pueda ampliar en los convenios o acuerdos colectivos, que contempla el “inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y los elementos muebles”; la enumeración de los gastos que pudiera tener el trabajador y la forma y momento de cuantificación de la compensación “que obligatoriamente debe abonar la empresa” (que se corresponderá si existe con lo que plantee el convenio o acuerdo colectivo de aplicación al respecto); el horario de trabajo y “dentro de él, en su caso, reglas de disponibilidad”; porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia y el centro de trabajo al que está vinculada la persona; los medios de control empresarial de la actividad; las instrucciones de la empresa en materia de protección de datos y de seguridad de la información, así como la duración del acuerdo de teletrabjo, entre las más destacadas.

Multas de hasta 6.250 euros

La norma considera una infracción grave de las relaciones laborales “no formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos y con los requisitos legal y convencionalmente previstos”, que pueden penalizarse con multas, en su grado mínimo, de 626 euros y, en su grado máximo, de hasta 6.250 euros.

La empresa debe proveer “todos” los recursos y asumir los gastos laborales

Con la premisa de garantizar los mismos derechos de los teletrabajadores que de los compañeros que desempeñan su trabajo a distancia, la ley establece que “las personas que trabajan a distancia tendrán derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad”, según se fijen en el inventario del acuerdo escrito de teletrabajo y de acuerdo a los términos establecidos “en el convenio o acuerdo colectivo de aplicación” (si existe).

Así, el desarrollo del trabajo a distancia “deberá ser sufragado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral”, especifica la ley. El mecanismo para la determinación y compensación o abono de estos gastos se podrá establecer a través de la negociación colectiva.

Derecho a un horario flexible

Se establece el derecho a “flexibilizar el horario de prestación de servicios” a distancia, pero este debe ser conforme a los términos que se pacten en el acuerdo escrito entre el trabajador y la empresa o en la negociación colectiva (si existe un acuerdo o convenio colectivos que establezca condiciones al respecto).

Derecho “al registro de jornada adecuado”

Los teletrabajadores tienen derecho a un registro de jornada como el resto de los trabajadores, una obligación para todas las empresas. Este “deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria”. De deberá plasmar, como mínimo, el inicio y finalización de la jornada.

Cómo se evalúan los riesgos laborales

Como en el resto de casos, las empresas son las responsables de evaluar los riesgos laborales de los teletrabajadores, que en este caso deberá tener en cuenta factores de riesgo específicos, como los “psicosociales, ergonómicos y organizativos”, así como la garantía de descansos y desconexiones durante la jornada.

La evaluación solo debe afectar a la zona donde se realicen los servicios laborales, es decir que si es una casa, no incluye todo el domicilio. Si la empresa tiene que visitar la casa o el lugar de trabajo del empleado a distancia, la compañía deberá justificarlo por escrito ante el empleado y los delegados sindicales de prevención. La visita requerirá del permiso de la persona trabajadora si se trata de su domicilio o el de un tercero. Si no se concede el permiso, se determinarán los riesgos de la información que facilite el trabajador “según las instrucciones del servicio de prevención”.

Definir el uso de los medios digitales

Se debe garantizar el derecho a la intimidad de los trabajadores, siguiendo la legislación vigente sobre protección de datos. “Los convenios o acuerdos colectivos podrán especificar los términos dentro de los cuales las personas trabajadoras pueden hacer uso por motivos personales de los equipos informáticos puestos a su disposición por parte de la empresa para el desarrollo del trabajo a distancia, teniendo en cuenta los usos sociales de dichos medios y las particularidades del trabajo a distancia”, recoge la norma.

Política interna de desconexión digital

El derecho a la llamada “desconexión digital” ya está contemplado en nuestra legislación, como recuerda esta nueva norma, que añade que las empresa, “previa audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras”, deberá elaborará “una política interna” para sus empleados, incluidos los directivos, “en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática”. Los convenios y acuerdos colectivos pueden desarrollar estas condiciones.

Deberes de los teletrabajadores

Los trabajadores a distancia deben cumplir con las instrucciones de su empresa en protección de datos y de seguridad de la información de la compañía, así como “las condiciones e instrucciones de uso y conservación establecidas en la empresa en relación con los equipos o útiles informáticos”.

Facultades de control de la empresa

Se abre bastante la mano al control empresarial, una de las cuestiones que reclamaban las patronales. La empresa podrá adoptar “las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales”. El límite a estas medidas “más oportunas” se ciñe a que la empresa debe guardar la consideración “debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad”.

Sindicatos y patronal podrán acordar prioridades de teletrabajo

Los convenios o acuerdos colectivos a los que lleguen patronales y sindicatos podrán delimitar y concretar la prestación del trabajo a distancia en varios ámbitos. Por ejemplo, pueden establecer una “duración máxima del trabajo a distancia”, los mecanismos y criterios por los que la persona que desarrolla trabajo presencial puede pasar a trabajo a distancia o viceversa, así como “preferencias vinculadas a determinadas circunstancias, como, entre otras, las relacionadas con la formación, la promoción y estabilidad en el empleo de personas con discapacidad o con riesgos específicos, la existencia de pluriempleo o pluriactividad o la concurrencia de determinadas circunstancias personales o familiares, así como la ordenación de las prioridades establecidas en la presente norma”.

En estas preferencias y prioridades, los mecanismos deberán “evitar la perpetuación de roles y se deberá tener en cuenta el fomento de la corresponsabilidad entre mujeres y hombres”, advierte la norma, “debiendo ser objeto de diagnóstico y tratamiento por parte del plan de igualdad que, en su caso, corresponda aplicar en la empresa”.