El Supremo recuerda a las empresas que no pueden espiar el email de sus empleados sin negociar con los sindicatos

Las empresas pueden vigilar el correo corporativo y los ordenadores de trabajo de sus empleados, pero no de cualquier manera. Desde hace años la ley y los tribunales han acotado esta capacidad de los empresarios, pero poniendo límites, como por ejemplo que hayan hecho saber a los trabajadores que sus emails pueden ser intervenidos en determinadas circunstancias. Ahora el Tribunal Supremo ha insistido en otra de esas limitaciones: la empresa no puede introducir nuevas restricciones o nuevas posibilidades de espiar a sus empleados sin pasar antes por el filtro de la representación de los trabajadores.

La Sala de lo Social ha estudiado el caso de una empresa española de tasación que desde hacía años, en sus códigos éticos y de conducta, advertía a sus trabajadores sobre el uso del correo corporativo y los ordenadores de empresa. Establecían un “uso personal limitado” de internet y los dispositivos, la posibilidad de ser monitorizados por la empresa y advertía a los empleados de que no podían tener “ninguna expectativa de privacidad” a ese respecto.

Según denunció el sindicato CGT, fue en 2022 cuando la empresa hizo llegar una circular en papel a sus 44 trabajadores repartidos entre Madrid y Barcelona. Una circular con nuevas medidas, restricciones y advertencias que no habían sido comunicadas a la representación legal de la plantilla: los ordenadores y el correo podían ser “analizados, examinados, formateados y reseteados”, afirmaba la carta, “en cualquier momento”.

En la práctica eso también habilitaba a la empresa a obligar al trabajador a tener que conectarse en remoto para ser monitorizado en directo por un superior o jefe de departamento. El sindicato CGT llevó el caso hasta la Audiencia Nacional al entender que la empresa había modificado las condiciones de vigilancia hasta límites abusivos y, además, sin haber negociado previamente con la representación legal de los trabajadores tal y como obliga la ley.

La Audiencia Nacional dio la razón al sindicato en julio de 2022 –momento en que la empresa, según fuentes del caso, dejó de aplicar las medidas– y entendió que la empresa había actuado “de forma unilateral”. La tasadora recurrió y ahora ha sido la Sala de lo Social del Tribunal Supremo la que ha confirmado la nulidad de esta actuación. Esa circular en papel, dicen los jueces, no era un “mero recordatorio” como alegaba la empresa: era una actualización de los criterios de privacidad y resulta “palmario” que no era, simplemente, un recordatorio de algo que ya estaba impuesto.

El Supremo recuerda con esta sentencia que este tipo de medidas no tienen por qué ser ilegales, pero sí es obligatorio que exista un proceso previo de negociación con la representación de los trabajadores, algo que en este caso no sucedió. Pero también dejan caer que esa intervención tan extrema de las comunicaciones podría “colisionar gravemente” con la “intimidad y dignidad” de los trabajadores de esta empresa de tasación.

La firmeza del caso tumba la circular que pasó la empresa en 2022 y arrastra también a la nulidad todas las restricciones que imponía, por lo que el Supremo no entra a valorar si monitorizar de forma constante en remoto el ordenador de un empleado es legal o no, aunque desliza su opinión. El contenido de esa comunicación tiene un “discutible contenido”, según la Sala de lo Social del alto tribunal.

La capacidad para mirar el correo

La ley permite que una empresa, en determinados supuestos, mire el correo corporativo de sus empleados o los medios que utilizan para trabajar, como los ordenadores que se les da para hacer su trabajo. Recientemente fue el Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH) de Estrasburgo el que, resolviendo un caso procedente de España, avaló esta capacidad de las empresas pero recordando que tiene unos límites muy definidos.

Lo dijo en el caso de antiguos militantes y dirigentes de UPyD que denunciaron por lo penal al partido por intervenir sus correos electrónicos cuando, en pleno proceso de descomposición del partido. La sentencia reconoció que mirar el correo corporativo de alguien, especialmente de un militante de un partido político, es una intromisión grave en la intimidad del afectado, pero también que la ley contempla supuestos para que se pueda hacer de forma no prospectiva y justificada.

Esa resolución recordó que en el caso de una empresa, intervenir el correo corporativo de un empleado es legal siempre y cuando se den algunos requisitos: que sea una posibilidad que venga en los estatutos de la empresa o en el código de conducta, que el trabajador sepa que eso puede pasar, y que se haga de manera proporcional. Buscando, por ejemplo, emails sobre asuntos concretos y con palabras clave concretas, y no de forma prospectiva. También si existen sospechas de alguna irregularidad, y no a capricho del empresario.