Inventario eficaz con un software de gestión de inventario
La gestión de inventario es una tarea crucial para directivos de empresas de todos los tamaños y sectores.
Por ejemplo, en la industria de la construcción, donde las herramientas y máquinas se usan en diversos lugares y condiciones difíciles, mantener una visión global y actualizada de la ubicación y condición del inventario es sumamente importante.
¿Cómo optimizar la gestión de inventario?
Antes de continuar con los beneficios de optimizar el manejo de recursos, es importante mencionar que la gestión de inventario operativos abarca todas las máquinas, herramientas y materiales necesarios para realizar el trabajo en una empresa, incluyendo vehículos e inventario fijo como el mobiliario.
Esta gestión implica llevar a cabo actividades administrativas para asegurar que estos recursos estén disponibles en las cantidades adecuadas y en buenas condiciones.
Ventajas de la gestión digital de equipos y materiales
Digitalizar el registro de inventario y gestionarlo con un software integral simplifica enormemente este proceso, creando un almacén centralizado con toda la información sobre el equipo de trabajo, incluyendo descripciones, instrucciones de uso, asignaciones de ubicaciones y fechas de mantenimiento.
De esta manera, empresas de diversos sectores ya han adoptado Timly, beneficiándose de su gestión oportuna y efectiva.
Desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de inventario o recursos sin software
En la gestión de inventarios y recursos, las empresas enfrentan numerosos desafíos que pueden complicar significativamente sus operaciones.
A continuación, se detallan algunos de los principales problemas que las empresas encuentran al gestionar su inventario sin herramientas tecnológicas adecuadas:
- Compras duplicadas innecesarias de recursos: Gestionar diferentes tipos de inventarios se convierte de un desafío a medida que las empresas crecen, dificultando mantener un registro preciso de las existencias.
- Fuentes de información diversas: Sin un software centralizado, los empleados deben consultar múltiples fuentes y vincular manualmente los datos, lo que aumenta la carga de trabajo y la susceptibilidad a errores.
Sin el apoyo de un software especializado, estas dificultades se multiplican, impactando negativamente en la eficiencia y la precisión del control de inventarios y el uso eficiente de presupuesto.
Solución de gestión de inventario Timly
Timly es un software inteligente de gestión de inventario (incluiyendo la gestión de activos de TI) que permite un control integral de recursos mediante perfiles dinámicos para cada artículo, facilitando la recopilación y uso inteligente de datos para supervisar y manejar inventarios operativos.
De esta manera, funciones como notificaciones automáticas de mantenimiento y alertas de niveles críticos de inventario ayudan a mantener un control efectivo.
Registro sistemático de recursos
- Código QR: Asignación de códigos QR a cada recurso para una consulta rápida y eficiente mediante escáner.
- Perfiles flexibles: Contienen información técnica, registros de mantenimiento, instrucciones de seguridad y ubicaciones, mejorando la gestión y cuidado de los equipos.
Beneficios de la gestión con Timly
- Uso óptimo de recursos y equipo costoso: Fomenta el manejo cuidadoso de herramientas de alta calidad.
- Calendario de mantenimiento: Cada elemento tiene un calendario con próximas citas y, si se desea, integración de rastreadores IoT para localización GPS y supervisión de condiciones.
- Ahorro de tiempo y dinero: La supervisión automática y la gestión digital reducen la necesidad de comprobaciones manuales repetidas.
- Acceso desde cualquier lugar: Timly utiliza almacenamiento en la nube conforme a la GDPR, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
- Aplicación optimizada: Disponible para teléfonos inteligentes y tabletas, usando la cámara del dispositivo como lector de códigos QR.
- Facilidad de uso: Introducción sencilla para empleados responsables de la emisión de herramientas.
- Notificación de defectos: Los defectos pueden notificarse directamente a través de la aplicación, y el estado de los equipos puede documentarse con fotos.
Limitaciones de Excel en la gestión de inventario
Aunque Excel es una herramienta ampliamente utilizada en la gestión de inventario, presenta varias limitaciones significativas que pueden afectar la eficiencia operativa de una empresa.
Estas restricciones se vuelven más evidentes a medida que las empresas crecen y sus necesidades de gestión se vuelven más complejas.
A continuación, se destacan algunas de las principales limitaciones de Excel en la gestión de inventario y se comparan los programas gratuitos con el software profesional:
- Datos confusos y difíciles de actualizar: Excel se vuelve confuso con muchos registros de datos y propiedades diferentes. Además, es necesario actualizar las bases de datos de manera constante para evitar pérdidas de inventario.
- Capacidad multiusuario limitada: Gestionar autorizaciones y uso en movimiento es casi imposible.
- Ventajas de Timly: Funciona con una base de datos de alto rendimiento, mostrando solo los datos necesarios con autorizaciones adecuadas.
Programas gratuitos vs. software profesional de gestión de inventario
Al elegir un software para la gestión de inventario, es crucial considerar las diferencias entre un programa gratuito y un software profesional.
Los programas gratuitos pueden parecer atractivos inicialmente, pero a menudo presentan desventajas significativas en comparación con el software profesional. Por ejemplo:
- Costos ocultos: Los programas gratuitos pueden tener publicidad, funcionalidad limitada y falta de soporte.
- Software inteligente de gestión de inventario Timly: Ofrece un equipo de desarrolladores y soporte profesional, asegurando asistencia rápida y permitiendo a los empleados centrarse en su trabajo.
Conclusión
Utilizar un software para la gestión de inventario es fundamental para optimizar el control y mantenimiento de inventarios en cualquier empresa.
Su implementación ayuda a tener un manejo óptimo de recursos, promoviendo procesos automatizados eficientes y un ahorro considerable de tiempo y dinero.
