Ayalga, socia y lectora de eldiario.es, nos escribe el siguiente correo: “Hola; quería proponer un tema que, por lo menos entre la gente que conozco, causa bastante confusión. Se trata del tipo de documentación que es obligatorio conservar y durante qué plazos. Es decir qué papeles hay que guardar y durante cuánto tiempo, y cuándo, al fin, puedes deshacerte de todos ellos.”
En efecto, como apunta Ayalga, este es un asunto que a todos nos causa bastante confusión, no solo referido a recibos de servicios domésticos como el gas, la electricidad o el agua, sino también recibos de seguros, contratos, finiquitos, extractos bancarios o facturas pagadas por productos o servicios recibidos o emitidas por prestarlos.
¿Cuál es el plazo durante el cual deberemos almacenarlos? Al fin y al cabo las carpetas o archiveros de documentos acaban en un armario o cajón como alimento de los pececillos de plata, por lo que cada vez que los vemos, sentimos el impulso reprimido de jugar al baloncesto con ellos, usándolos de pelota y a la papelera de cesta, que acaso sea el origen del de juego en sus inicios...
Pero lo cierto es que no hay un término fijo estándar, sino que cada documento tiene su fecha de expiración, limitada o bien por la ley o por la prudencia, ya que algunos nos pueden resultar necesarios en determinados momentos, o incluso no disponer de ellos nos puede suponer un serio problema. Por ejemplo, ante Hacienda o en caso de siniestro en el hogar.
A continuación te explicamos cuál es el plazo durante el que debes guardar cada tipo de documento:
Empezamos por los más comunes y frecuentes, ya que llegan cada més. Los recibos de servicios domésticos como el recibo de la luz, el del gas o el del agua, no tienen un plazo legal establecido, pero es recomendable guardarlos al menos durante el plazo vigente -en función de si son mensuales, bi o trimestrales- hasta recibir el nuevo recibo.
El motivo es que nos pueden resultar necesarios para efectuar reclamaciones, modificaciones de contratos, establecimiento de nuevos y otras gestiones como empadronamientos, etc. Por otro lado, en caso de reclamación por desacuerdo con un determinado pago o servicio, guardaremos el recibo en litigio durante todo el plazo hasta que no haya una resolución. Adicionalmente, las organizaciones de consumidores recomiendan guardar los recibos durante doce meses.
Lo guardaremos durante toda su vigencia -un año- y procuraremos tenerlo a mano en el coche, o bien en una captura en el móvil, si tenemos aplicación bancaria que registra los pagos. Si bien actualmente la policía de tráfico puede consultar su existencia en las bases de datos de la DGT, es obligatorio contar con un comprobante y pueden exigírnoslo en caso de no tener cobertura para realizar la comprobación.
En caso de seguros de vida, del hogar, etc., la prudencia aconseja guardar los recibos hasta la llegada del siguiente, seguramente anual, pues podría sernos útil en caso de litigio, aunque lo lógico es que en la aseguradora tengan registrado el pago. De todos modos, las asociaciones de consumidores aconsejan guardarlos toda la vida del seguro, es decir mientras tenga vigencia, por si hubiera que efectuar algún tipo de reclamación por cambios en el contrato, etc.
En el caso de que alguno de estos productos haya sido utilizado para desgravar algún concepto en una declaración de la renta, su plazo de archivado subirá a cuatro años como mínimo, según marca la ley. El motivo es que en este periodo podríamos estar sujetos a inspecciones. Por descontado, los documentos contractuales de seguros deberán ser guardados durante toda la vida del servicio, e incluso se recomienda hasta seis meses después de haber terminado.
Los expertos apuntan a que este tipo de recibos deben guardarse durante toda la vida del producto, y como mínimo durante los cuatro años que marca la ley, ya que invariablemente se incluyen en la declaración de la renta.
Refiere principalmente a la compra de electrodomésticos, pero puede ser válida para todo tipo de productos, incluso coches o motocicletas. En general, lo conveniente es guardar la factura de un producto como mínimo mientras esté en garantía, pues sirve de documento para reclamarla. Aunque legalmente podemos pedir la copia de una factura, esto solo ocurre en los primeros seis meses y después dependerá de la buena voluntad del comercio.
No obstante, las asociaciones de consumidores recomiendan guardar las facturas durante toda la vida útil de un electrodoméstico, por si tuviésemos que reclamar al seguro, por ejemplo porque se ha estropeado por una subida de tensión o por un robo. En el caso de coches, es recomendable guardar la factura de compra hasta que dejemos de ser dueños del mismo. Si lo hemos financiado, también guardaremos los comprobantes hasta que dejemos de pagarlo.
En caso de ser autónomos, deberemos guardar las facturas emitidas durante los cuatro siguientes años, ya que podríamos ser sometidos a una inspección de Hacienda. La prudencia recomienda, en el caso de relaciones prolongadas -de años- con clientes, guardar las facturas durante toda la relación, por si debiéramos entablar litigio. Por ejemplo, reclamar un estatus de autónomo dependiente.
Si poseemos cartilla de la Seguridad Social deberemos guardarla hasta jubilarnos, y lo mismo sucede si tenemos el documento o notificación de alta en la misma, con nuestro número de la SS. Así mismo procederemos con los extractos periódicos de nuestra vida laboral, que guardaremos hasta que nos llegue el siguiente.
Deberemos guardarlos si no poseemos aplicación para móvil de nuestro banco ni acceso por internet. Los conservaremos, hasta comprobar que todo está en orden. Lo mismo sucederá si hacemos un ingreso y pedimos el comprobante.
En general es recomendable guardar los comprobantes de pagos sensibles, como multas o impuestos, durante como mínimo un año, por si hubiera algún problema o litigio, sobre todo si no ha quedado registro electrónico de los mismos porque se han hecho en metálico. En el caso de los comprobantes de pagos de la declaración de la renta, deben guardarse durante cuatro años, porque las autoridades podrían legalmente someternos a una inspección en este plazo.
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