Ahorcados con cinta roja

Según el Diccionario de la lengua española, un balduque es una “cinta estrecha, por lo común encarnada, usada en las oficinas para atar legajos”. Parece que el uso del balduque data de tiempos de Carlos V, quien lo utilizaría para identificar los documentos de especial importancia – los expedientes comunes se ataban con un cordel. La costumbre se extendería rápidamente entre las monarquías europeas. Y hoy día, en inglés, el término balduque (red tape) denota “una excesiva burocracia o adherencia a las reglas oficiales y formalidades” (Oxford English Dictionary dixit). Desde entonces la administración española se ha distinguido por su prolífica y asfixiante burocracia, que representa uno de los principales obstáculos al funcionamiento de la investigación pública y privada – muchas empresas, sobre todo de pequeño tamaño, prefieren renunciar a las ayudas y créditos para I+D+i que enfrentarse a la burocracia que éstas exigen.

Los responsables de nuestra política son conscientes desde hace años de este problema. Hasta el punto de que tanto la Ley de Agencias aprobada en la legislatura pasada como la Estrategia y el Plan Estatal de I+D+i aprobados en ésta incluían entre sus objetivos la reducción de la burocracia. A pesar de ello, durante el último año los investigadores hemos visto un aumento de la carga burocrática, y acabamos de recibir un nuevo balducazo.

La idea, si bien un tanto retorcida, no deja de ser inteligente y es posible que hasta funcione: es fácil que acabemos disminuyendo costes. Veamos cómo funciona, porque representa un ejemplo excelente del gasto que se esconde tras la burocracia excesiva. Para evitar el despilfarro en comisiones de servicio (costes de alojamiento y transporte en viajes de trabajo), las Secretarías de Estado de Presupuestos y Gastos, y de Administraciones Públicas, establecieron el 22 de octubre una serie de instrucciones que en conjunto parecen razonables. Por ejemplo, hay que comprar billetes con una antelación mínima y que viajar en transporte público y clase turista (esperemos que nuestros políticos se den por enterados). Lamentablemente, las instrucciones también aumentan la carga burocrática, obligando a presentar una memoria y documentos justificativos con motivaciones y explicaciones más extensas y detalladas de lo habitual. Esto implica que es necesario escribir, imprimir y firmar una memoria de 1-2 páginas para cualquier tipo de desplazamiento, como una reunión de dos horas en una población cercana o un día de trabajo de campo, que se podrían solventar con un desplazamiento en coche propio y una memoria genérica al final del proyecto o serie de reuniones. Dichas memorias, además, deben ser leídas y aprobadas por gerentes y directores de centro antes de aprobar las comisiones de servicio – con el consiguiente coste en términos de horas de trabajo que se podrían dedicar a labores más productivas, maximizando la efectividad de la administración.

Para adecuar este balducazo a la realidad de las instituciones dedicadas a la ciencia, la Secretaría General Adjunta de Actuación Económica del CSIC transmitió las instrucciones una semana más tarde, el 29 de octubre, con algunas aclaraciones y especificaciones. Entre ellas:

- Las instrucciones deben aplicarse a partir del mismo 22 de octubre

- “Es obligatoria la reserva del alojamiento y billetes de transporte a través de la agencia de viajes contratada por el CSIC para la Organización Central” – a día de hoy, la agencia de viajes del Corte Inglés: pero no siempre es la misma y el problema es independiente de qué agencia contrate la organización central en cada momento.

Como ocurre con tanta frecuencia, instrucciones bienintencionadas se retuercen hasta convertirse en lastres. ¿Quién no está de acuerdo en que haya que viajar en clase turista? ¿En que, en la medida de lo posible, hay que comprar los billetes con cierta antelación para conseguir precios más económicos? Pero las instrucciones que recibimos no conducen a un mejor aprovechamiento de los recursos.

Poco hay que decir sobre el efecto retroactivo de las instrucciones. A 29 de octubre, nadie está en condiciones de cambiar los planes de un viaje que realizó el 23 de octubre del mismo año. De hecho a 22 de octubre, cualquier persona medianamente previsora ya tiene los billetes y reservas para un viaje que va a realizar el 29. Las retroactividad sólo sirve para obligar a los investigadores que viajaron en esas fechas a escribir informes ridículos explicando que no son adivinos, que no podían saber que les iban a dar instrucciones sobre cómo tenían que haber comprado los billetes. ¿Costaba tanto trabajo especificar que las instrucciones entrarían en vigor, digamos, el 1 de diciembre? ¿O ya en 2014?

Además, en áreas como agronomía, ciencias naturales, sociología o ciencias de la salud, muchos investigadores trabajan en zonas relativamente inhóspitas del extranjero y necesitan alojarse en hoteles pequeños o pensiones que están fuera de los sistemas de reserva internacionales. Deben modificar planes de viaje sobre la marcha, en función de las condiciones que encuentran sobre el terreno. Las carreteras se vuelven intransitables, los coches se estropean y los transportes públicos sufren retrasos que pueden ser de varios días en muchos puntos del globo. En esos casos, si se han reservado hoteles con antelación, hay que pagar parte de la reserva además de la estancia en otro lugar. ¿Debe el investigador asumir dicho coste? ¿Se hará, por el contrario, responsable la administración?

Peor aún. La agencia de viajes contratada no proporciona las tarifas más económicas. En el caso de los billetes de tren, por ejemplo, la propia RENFE tiene unas tarifas para compras por internet que resultan mucho más económicas – y de las que ya no podremos beneficiarnos. En el caso de los hoteles, las agencias de viaje cobran a los empleados de la administración pública unas tarifas estándar – el máximo que se puede pagar cuando se viaje en comisión de servicio – muy superiores a lo que con frecuencia pagamos cuando asistimos a reuniones o congresos. Sin olvidar que la centralización de todas las compras en una sola empresa, sumada a los largos plazos de pago de la Administración, es una receta segura para el desastre. Este año, el CSIC ha congelado pagos durante cuatro meses, y cada año lo hace para cerrar ejercicio durante tres meses más, entre final y principio de año. Cualquier nueva congelación y la morosidad acumulada será tan alta que la agencia no podrá asumir los gastos de reservar nuevos viajes. Algo que ya ha ocurrido este año, durante el corralito, a varios centros individuales.

Si juntamos el aumento de la carga burocrática que implican las instrucciones originales con las especificaciones añadidas por el CSIC, es fácil que veamos un descenso en los gastos de viaje de los investigadores: porque muchos decidiremos no viajar. Para minimizar el tiempo dedicado a rellenar informes justificando gastos que ya se fiscalizan en las memorias anuales de proyecto, y porque muchos proyectos no pueden asumir los gastos que supone contratar billetes y hoteles a través de una agencia de viajes externa. Perderemos, a cambio, los beneficios de viajar: asistencia a cursos y congresos, salidas al campo para tomar muestras,… y con ellos reduciremos el alcance de nuestra investigación, y probablemente la posibilidad de entregar los resultados ya comprometidos en los contratos y proyectos.

El problema, como tantas veces, es que confundimos el culo con las témporas. Una cosa es tener un motivo justificado para realizar un viaje, otra muy distinta escribir una memoria justificativa y entregar unos documentos acreditativos. Se puede realizar un viaje perfectamente justificado sin molestarse en escribir una línea, de la misma manera que se puede escribir una memoria justificativa para un viaje injustificado. En el sistema de I+D+i español (y en el conjunto de la administración pública) es muy común poner trabas para dificultar las trampas, y no penalizar las trampas que realmente se cometen. Si en el seno de un proyecto de investigación realizamos un gasto que no está debidamente justificado (desde el punto de vista formal) y el proyecto es auditado, el investigador principal del proyecto (o la institución para la que trabaja, según el caso) deberá rembolsar el importe gastado (con los consabidos intereses de demora) independientemente de que el gasto haya servido, o no, para realizar la investigación. Por el contrario, si el gasto está debidamente justificado nadie se pregunta si ha servido, o no, para desarrollar el proyecto.

En lugar de establecer protocolos estrictos que deben seguirse para contratar billetes y hoteles, parecería más razonable establecer unos objetivos – que, en el caso del alojamiento, ya existen – fijando el máximo que se pueda gastar en función de la región o país en la que se trabaje. Pero que nos permitiesenn gastar menos parecería deseable, ¿no? Y en lugar de obligarnos a escribir memorias justificativas, que en los proyectos auditados se considere la pertinencia de los viajes realizados y no se acepte la justificación de viajes que no estén motivados por el trabajo. Pero no, con cinta roja ahorcan.

Según el Diccionario de la lengua española, un balduque es una “cinta estrecha, por lo común encarnada, usada en las oficinas para atar legajos”. Parece que el uso del balduque data de tiempos de Carlos V, quien lo utilizaría para identificar los documentos de especial importancia – los expedientes comunes se ataban con un cordel. La costumbre se extendería rápidamente entre las monarquías europeas. Y hoy día, en inglés, el término balduque (red tape) denota “una excesiva burocracia o adherencia a las reglas oficiales y formalidades” (Oxford English Dictionary dixit). Desde entonces la administración española se ha distinguido por su prolífica y asfixiante burocracia, que representa uno de los principales obstáculos al funcionamiento de la investigación pública y privada – muchas empresas, sobre todo de pequeño tamaño, prefieren renunciar a las ayudas y créditos para I+D+i que enfrentarse a la burocracia que éstas exigen.

Los responsables de nuestra política son conscientes desde hace años de este problema. Hasta el punto de que tanto la Ley de Agencias aprobada en la legislatura pasada como la Estrategia y el Plan Estatal de I+D+i aprobados en ésta incluían entre sus objetivos la reducción de la burocracia. A pesar de ello, durante el último año los investigadores hemos visto un aumento de la carga burocrática, y acabamos de recibir un nuevo balducazo.